وقتی واژه برنامه‌ریزی به گوشمان می‌خورد کوهی از کارها را تصور می‌کنیم که هیچ ایده‌ای برای انجام دادن آن‌ها نداریم. از سویی دیگر تمام روش‌های برنامه‌ریزی که در مدرسه به ما آموزش داده‌اند ناکارآمد بوده و نتیجه‌ای جز پشت گوش انداختن و استرس برایمان نداشته است. اما چه کار می‌کنید اگر بگویم برنامه‌ریزی با روش GTD دیوید آلن می‌تواند برای همیشه این مشکل را از بین ببرد؟
باید اعتراف کنم که من همیشه کاغذی برمی‌داشتم و تمام کارهایی که می‌بایست فردا انجام می‌دادم را روی آن می‌نوشتم. اما اوضاع هیچ وقت آنطور که می‌خواستم پیش نمی‌رفت چرا که به خاطر کمبود وقت نمی‌توانستم بیشتر وظایف را انجام دهم. حال اگر شما هم به این مشکل دچارید توصیه می‌کنم تا انتهای مقاله با ما همراه باشید چرا که این روش می‌تواند برای همیشه زندگی‌تان را زیر و رو کند. ابتدا اندکی از دیوید آلن می‌گوییم و سپس به معرفی این روش می‌پردازیم.
دیوید آلن کیست؟
دیوید آلن شخصیتی جذاب و تأثیرگذار در زمینه مدیریت زمان و بهبود بهره‌وری است. او نویسنده کتاب معروف “Getting Things Done” (GTD) می‌باشد، که یک روش جامع برای مدیریت و بهینه‌سازی وظایف و پروژه‌ها در زندگی شخصی و حرفه‌ای ارائه می‌دهد.
دیوید آلن به دلیل توسعه برنامه‌ریزی با روش GTD و به اشتراک گذاری اصولش با دیگران، به یک شخصیت معتبر و پیشرو در زمینه مدیریت زمان تبدیل شده اس. یکی از ویژگی‌های جذاب آلن این است که رویکرد او بر پایه عمل‌گرایی و سادگی تمرکز دارد. او به اهمیت ثبت وظایف و تعهدات در یک مکان مرکزی تأکید دارد تا از فراموش کردن و کاهش استرس جلوگیری شود. همچنین، او تاکید می‌کند باید هر وظیفه را به مرحله‌های کوچکتری تقسیم کرده و آن‌ها را در زمان و مکان مناسب انجام داد.
در کل، دیوید آلن با ارائه یک روش سیستماتیک و عملی برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری، به مردم کمک می‌کند تا زندگی خود را بهبود بخشیده و استرس‌شان را کاهش دهند. به عبارتی می‌توان گفت رمز موفقیت برنامه‌ریزی با روش GTD در سادگی کار با آن نهفته است.
مزایای برنامه‌ریزی با روش GTD
شاید برایتان سوال شده باشد که چرا برنامه‌ریزی با روش GTD اینقدر مشهور است؟ چه ویژگی در این روش وجود دارد که موجب می‌شود از بین سایر روش‌های برنامه‌ریزی متمایز شود؟ به همین منظور در ادامه به برخی از خصوصیت‌های بی‌نظیر این روش اشاره خواهم کرد:
روش GTD بهره‌وری را ارتقا می‌دهد
روش GTD به خاطر دارا بودن تمامی ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی موفق، کمک‌تان می‌کند تا فعالیت‌های خود را هشمندانه‌تر نظارت کرده و آن‌ها را به موقع انجام دهید. به عنوان مثال فرض کنید برنامه کاری شما در ماه مرداد متشکل از قرارهای کاری، پروژه‌های باقی‌مانده، امتحانات دانشگاه و برخی امور خانگی باشد. ناگفته نماند که هر کدام این موارد خود زیرمجموعه‌هایی دارند که ممکن است در صورت عدم برنامه‌ریزی مناسب آن‌ها را از یاد ببرید. روش GTD به شما کمک می‌کند تا بر آن‌ها نظارت کرده و موعد مقررشان را فراموش نکنید.
روش GTD استرس‌تان را کاهش می‌دهد
یکی از دلایل عمده‌ای که استرس لحظه‌ای رهایمان نمی‌کند آنست که وظیفه‌های درون سرمان را به حال خود رها کرده‌ایم. اوضاع زمانی بدتر می‌شود که کاری خارج از برنامه سر بیرون می‌آورد و توجه فوری ما را به خود جلب می‌کند. اما روش GTD با لیست‌هایی که در اختیارمان قرار می‌دهد احتمال فراموشی وظیفه‌ها را به صفر می‌رساند. این نقل و قول از دیوید آلن ارتباط مستقیمی با این مزیت دارد:
«ذهن برای یافتن ایده است نه نگه داشتن آن.»
با روش GTD کار درستی را انجام می‌دهید
یکی از مزایای قابل توجه روش GTD، توجه آن به تعیین اولویت‌هاست. این ویژگی از طریق لیست‌هایی با نام‌های «همین حالا» و «یک روز احتمالن» ایجاد می‌شود. وقتی کار درست را انجام دهیم دیگر مشکلی با سایر کارها نخواهیم داشت چون بیشتر وظیفه‌هایی که فکر می‌کنیم اولویت دارند از هیچ اهمیتی برخوردار نیستند.
روش GTD دستیابی به هدف‌ها را آسان‌تر می‌کند
بیایید فرض کنیم شما می‌بایست طی چند ماه آینده پروژه‌ای را تحویل دهید. آیا صرف دانستن این موضوع برای شروع کفایت می‌کند؟ من نظرم منفی است چون کلی بودن موجب می‌شود ندانیم از کجا شروع کنیم و در نتیجه هر روز پشت گوش می‌اندازیم. اما روش GTD به ما پیشنهاد می‌دهد تا پروژه را به بخش‌های کوچک قابل دستیابی تقسیم کنیم تا هم ترس‌مان از بین برود و هم امیدوارتر شویم.
با روش GTD تعادل را به زندگی‌تان بازمی‌گردانید
اینبار نیز می‌خواهم با یک مثال برایتان مطلب را توضیخ دهم. بیایید فرض کنیم شغل شما به گونه‌ای است که می‌بایست مدام در دسترس باشید مثل شغل‌هایی نظیر ادمین شبکه اجتماعی، فریلنسری و مشاوره. از سویی دیگر خانواده‌ای هم دارید که دلتان می‌خواهد بخشی از روز را با آن‌ها سپری کنید. در چنین شرایطی روش GTD به شما کمک می‌کند تا با سر و سامان دادن هوشمندانه به وظایف خود، هیچکدام از طرفین را از دست ندهید.
روش GTD انعطاف‌پذیری بالایی دارد
برخی از روش‌های برنامه‌ریزی وادارتان می‌کنند به فلان شیوه وظایف‌تان را انجام دهید یا از فلان قانون تبعیت کنید اما روش GTD اینگونه نیست. صد البته که این روش چارچوب خاص خود را دارد اما به گونه‌ای طراحی نشده تا محدودتان کند بلکه شما می‌توانید همچنان شیوه‌های خود را به کار ببرید. به عنوان مثال ممکن است شما عاشق تکنولوژی باشید در این صورت می‌توانید از اپلیکیشن‌ها برای به کار بردن روش GTD استفاده کنید. اگر هم تکنولوژی را دوست ندارید می‌توانید از کاغذ استفاده کنید و همچنان این روش جواب بدهد.
چگونه از روش GTD استفاده کنیم؟ (تکنیک پنج مرحله‌ای)
حال که با مزایای روش GTD آشنا شدیم و پی بردیم که چقدر می‌تواند در بهبود بهره‌وری‌مان موثر باشد، نوبت به آن می‌رسد تا نحوه استفاده از آن را بیاموزیم. به طور کلی روش GTD از پنج مرحله برخوردار است؛ لیست کردن، پردازش کردن، تنظیم کردن، مرور کردن و اجرا. در ادامه هر کدام از این موارد را توضیح می‌دهیم:
۱٫ لیست کردن
نخستین قدم آنست که تمامی وظیفه‌های خود را لیست کنیم چون بنا بر گفته دیوید آلن ذهن برای به دست آوردن ایده است نه نگه داشتن آن‌ها. پس هر چع به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید و نگران انجام دادن آن‌ها نباشید چرا که هنوز با این موارد کار داریم.
بگذارید مثالی برای این مرحله مطرح کنم. فرض کنید در حال انجام دادن یکی از وظایف چک‌لیست‌تان هستید که ناگهان به یاد یکی از وظایف دیگری می‌افتید که می‌بایست انجامش دهید. در چنین موقعیتی آن وظیفه را در لیست خود اضافه می‌کنید تا در مرحله پردازش برای انجام آن برنامه‌ریزی کنیم.
۲٫ پردازش کردن
وقتی لیست خود را نوشتید نوبت آن می‌رسد تا هر وظیفه را بنا به موقعیتی که دارد طبقه‌بندی کنیم. در این مرحله شما تصمیم می‌گیرید کدام کار توجه فوری‌تان را می‌طلبد و کدام کار به زمان دیگری موکول می‌شود. به همین منظور در ادامه می‌خواهم قدم‌های پردازش را جداگانه برایتان بیان کنم:
قدم اول
در قدم اول از خود بپرسید که آیا وظیفه قابل اقدام است یا خیر؟ به عنوان مثال تعمیر کردن ماشین قابل اقدام است اما قاب موبایل غیرقابل اقدام است. حال با غیرقابل اقدام‌ها چه کنیم؟ اگر برایتان مهم نیستند آن‌ها را دور بریزید. اگر برایتان مهم هستند می‌توانید آن‌ها را آرشیو کنید. در هر صورت بخش مهم به قابل اقدام‌ها اختصاص دارد.
قدم دوم
اگر وظیفه قابل اقدام است از خود بپرسید که آیا در راستای اهداف من است یا نه؟ آیا نوشتن فلان مقاله در راستای اهداف من است؟ هیچکس دوست ندارد زمانش را به کارهایی اختصاص دهد که به هیچ وجه او را رشد نمی‌دهند. به همین خاطر صادقانه برخورد کنید.
قدم سوم
حال که وظیفه‌های در راستای اهداف خود را متمایز کردیم نوبت به آن می‌رسد تا هر کدام را در لیست مخصوص خود قرار دهیم. در ادامه این لیست‌ها را بیان می‌کنیم:
اولین لیست ما به کارهایی اختصاص دارد که انجام آن‌ها ۲ الی ۵ دقیقه زمان می‌برد، این کارها را هر چه زودتر انجام دهید تا لیست‌تان خلوت شود.
لیست بعدی به کارهایی اختصاص دارد که می‌توانید به بقیه بسپاریدشان. مثلن مدیر هستید و کارمندانی در اختیار دارید. بررسی کنید آیا می‌توانید فلان کار را به یکی از آن‌ها بسپارید؟
ممکن است برخی کارها بیشتر از پنج دقیقه زمان می‌برند و نمی‌توانید به بقیه بسپارید. این موارد را در لیست اقدام بنویسید چرا که خودتان باید انجامشان بدهید. به عنوان مثال صحبت کردن با فرزندتان می‌تواند در این لیست قرار بگیرد.
شاید پروژه‌ای در دست دارید که نیازمند توجه ویژه‌ای است، در این صورت می‌توانید آن را در لیست پروژه‌ها قرار داده و به بخش‌های کوچکتری تقسیمش کنید یا برای انجامش برنامه‌ریزی کنید.
برخی وظیفه‌ها هم وجود دارند که مربوط به زمان خاصی هستند به عنوان مثال باید فلان روز در جلسه‌ای حاضر شوم. این دسته از وظیفه‌ها را نیز می‌توانید در لیست تقویم یادداشت کنید تا از یادتان نرود.
این مطلب را از دست ندهید: (روتین صبحگاهی) _ (روتین خواب)
۳٫ سازماندهی کردن
این مرحله تفاوت بسیاری با مرحله پردازش ندارد. تنها نیاز است تا هر وظیفه را در لیست مناسب خود قرار داده و زمان انجام آن را مشخص کنید. به عنوان وظیفه‌ای با عنوان رسیدگی به امور خانواده در لیست اقدام وجود دارد. تاریخی که برای آن تعیین می‌کنید چگونه است؟ چه مقدار زمان به آن اختصاص می‌دهید؟
۴٫ مرور کردن
برنامه‌ریزی بی‌شباهت به اتوموبیل نیست. برای اینکه از کارکرد اتوموبیل خود مطمئن شویم آن را به تعمیرگاه می‌بریم و به عنوان مثال روغنش را عوض می‌کنیم. حال لازم است تا برنامه‌ریزی خود را نیز هر هفته مرور کنیم تا از کارکرد درست آن مطمئن شویم. شاید لازم باشد موردی را اضافه یا حذف کنید.
۵٫ اجرا کردن
بیایید مرحله‌ها را بار دیگر مرور کنیم. ابتدا وظیفه‌های خود را لیست کردیم. در دومین مرحله وظیفه‌ها را طبقه‌بندی کردیم و در سومین مرحله هر کدام را بررسی کردیم. چهارمین مرحله را نیز به مرور اختصاص دادیم و از اهمیت کارکرد درست برنامه‌ریزی صحبت کردیم. با این تفاصیل به نظرتان جای چه چیزی خالی است؟
بله؛ درست گفتید. حالا بایستی به دل کار بزنیم و ببینیم که آیا برنامه‌ریزی‌مان درست کار می‌کند یا نه. در این مرحله است که برنامه‌ریزی از حالت ثابت و ایستایی که دارد خارج شده و آزمایش می‌شود. هر چه زودتر دست به کار شوید. تمام چیزهایی که لازم است را می‌دانید.
خواندن این مطلب را فراموش نکنید: (برنامه‌ریزی موفق چه ویژگی‌هایی دارد؟)
معایب برنامه‌ریزی با روش GTD
دیمون زاهاریادس در کتاب فرمول برنامه‌ریزی به هنگامی که روش GTD را توضیح می‌دهد به نکته جالبی نیز اشاره می‌کند. او می‌گوید این روش به تعداد طرفدارانش منتقدانی نیز دارد. در ادامه می‌خواهم به برخی از معایب این روش برنامه‌ریزی از زبان دیمون زاهاریادس اشاره کنم:
- روش GTD بیشتر روی پردازش ایده‌های داخل سرتان تمرکز می‌کند تا عملا به انجام رساندن آن‌ها. به عنوان مثال آیا این روش راهکاری برای عقب انداختن وظیفه‌ها ارائه کرد؟
- انعطاف‌پذیری موجود در روش GTD می‌تواند برای برخی کاربران منجر به مشکل شود. معمولا افرادی که با مدیریت وظبفه کلنجار می‌روند به محدودیت‌های بیشتری روی آزادی عملشان احتیاج دارند نه کمتر. چنین محدودیت‌هایی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا عادت‌های بد را کنترل کرده و تمرکز خود را بهبود بخشند.
- امکان دارد با استفاده از روش GTD سردرگم شوید. این سیستم برای بیرون کشیدن کارها از سرتان و وارد برگه کردن آن‌ها موثر است اما همه چیز داخل سرتان شایستگی قرار گرفتن در برنامه‌هایتان را ندارند. ثبت تمامی این موارد می‌تواند این حس را به شما القا کند که زیر انبوهی از وظیفه‌ها مدفون شده‌اید.
- روش GTD تمرکز کمتری بر اهداف بلند مدت دارد. به نوعی می‌توان گفت که فقط می‌خواهد شما را از زیر بار برنامه‌ها خلاص کند به همین خاطر برای پروژه‌ها و اقدام‌ها هیچ برنامه‌ای ارائه نمی‌دهد.
- برنامه‌ریزی با روش GTD وابستگی شدیدی به تکنولوژی دارد چرا که نوشتن تمامی این مراحل روی کاغذ و هر بار اصلاح کردن آن‌ها آشفتگی به بار می‌آورد. در ادامه به برخی از تکنولوژی‌های مورد نیاز اشاره خواهیم کرد.
اپلیکیشن‌های مناسب برای روش GTD
همان طور که گفتیم این روش برنامه‌ریزی به تکنولوژی وابستگی بسیاری دارد به همین خاطر در ادامه به برخی از اپلیکیشن‌های روش GTD اشاره می‌کنیم:
- مایکروسافت To do
- Todoist
- Trello
- Evernote
آیا روش GTD برای من مناسب است؟
جواب این سوال بله یا خیر نیست. بستگی دارد به شرایط و خصوصیاتی که شما دارید. من پیشنهاد می‌کنم مزایا و معایب روش GTD را مطالعه کنید و سپس آن را امتحان کنید. صد البته که هیچ روش برنامه‌ریزی کامل نیست و شما می‌توانید با به کار بردن برخی تکنیک‌ها آن را مناسب شرایط خود کنید.
نکته پایانی
در این مقاله برنامه‌ریزی با روش GTD را به طور مفصل توضیح دادیم و گفتیم که چه مزایا و معایبی برای کاربرانش دارد. اگر می‌خواهید این روش برنامه‌ریزی برایتان مفید و کاربردی واقع شود لازم است تا آزمایش و خطاهایی را تجربه کرده و به مرور زمان آن را بهبود بخشید. صد البته که شما لیاقت زندگی بهتری را دارید پس برنامه‌ریزی را فراموش نکنید.
یک پاسخ