روش کان بان چیست؟ | توضیح این روش به زبان ساده
بسیاری از ما دوست داریم نظارت دقیقی بر اجرای کارهایمان داشته باشیم اما لیست طولانی وظیفه‌ها چنین امکانی را فراهم نمی‌کند. به عبارتی دیگر دوست داریم بدانیم کدام کار شروع شده، کدام کار در حال انجام و کدام کار به پایان رسیده است. اگر به چنین نظارتی احتیاج دارید، روش کان بان می‌تواند مؤثر باشد. در ادامه بیشتر در مورد این روش برنامه‌ریزی می‌آموزیم.
کان‌بان به چه معناست؟
کان‌بان (konban) عبارتی ژاپنی است که به معنی نظارت بصری بر کاری است. حوالی سال‌های ۱۹۵۰ کارخانه تویوتا برای برنامه‌ریزی و نظارت بر تولید ماشین‌ها از آن استفاده کرد و سال‌ها بعد این روش به برنامه‌ریزی و مدیریت فردی هم راه یافت. در ادامه به شیوه کارکرد روش کان‌بان در برنامه‌ریزی شخصی اشاره خواهم کرد:
روش کان بان چیست و چگونه کار می‌کند؟
برای کار کردن با روش کان‌بان کافیست یک تخته بزرگ برای خود فراهم کرده و آن را به سه ستون مساوی تقسیم کنید. اولین ستون از هر سمتی که می‌خواهید را به وظیفه‌هایی اختصاص دهید که می‌بایست امروز انجام شوند. ستون میانی را به کارهایی اختصاص دهید که در حال انجام هستند. ستون آخر را هم به وظیفه‌هایی اختصاص دهید که انجام شده‌اند و خیال‌تان از بابت آن‌ها راحت است.
حال اگر بخواهیم کارکرد این سیستم برنامه‌ریزی را واضح‌تر توضیح دهیم باید این طور عمل کنیم:
ابتدا تمامی وظیفه‌های روزانه خود را روی استیکی‌نوت‌های مختلف یادداشت می‌کنیم. سپس آن‌ها را به ستون وظیفه‌ها می‌چسبانیم. در مرحله بعدی شروع به انجام یکی از وظیفه‌ها می‌کنیم، پس برچسب آن را به در حال انجام انتقال می‌دهیم. در پایان وقتی وظیفه‌ای را به پایان رساندیم، آن را به ستون آخر یا همان ستون انجام‌شده‌ها انتقال می‌دهیم.
حتما بخوانید: (برنامه‌ریزی مثل سِپر است!)
یک مثال کاربردی برای روش کان بان
فرض کنید یک سال تا سررسیدن کنکور فرصت دارید و می‌بایست در این یک سال دوازده کتاب را به پایان برسانید. از طرفی دیگر دغدغه شما به درس خواندن محدود نمی‌شود بلکه مجبورید برای گذران زندگی کار کنید به همین خاطر بخش بزرگی از زمان به کار اختصاص داده می‌شود. حال تخته‌ای فراهم می‌کنید و سه ستون روی آن ترسیم می‌کنید:
- ستون وظیفه‌ها
وظیفه‌های روزانه شما عبارتند از: خواندن کتاب زبان و عربی، شستن فرش‌های خانه، شستن ظرف‌ها، تعمیر کردن شیر خراب دستشویی و انجام پروژه کاری یا هر کاری که برای کسب درآمد انجامش می‌دهید.
- ستون در حال انجام
این ستون همان طور که از نامش پیداست به کارهایی اختصاص دارد که در حال انجامش هستیم. فرقی نمی‌کند ظرف‌ها را می‌شویید یا شیر دستشویی را تعمیر می‌کنید در هر صورت باید برچسب آن را به ستون بعدی انتقال دهید.
- ستون انجام شده‌ها
حال وقتی وظیفه را به پایان رساندید، برچسب آن‌ها را به ستون بعدی انتقال می‌دهید و به سراغ وظیفه بعدی می‌روید.
این مثالی که ذکر کردم فقط برای فهم هر چه بهتر مطلب و کاربرد آن بود. شما می‌توانید وظیفه‌های خود را در این قالب ریخته و با توجه به معیاری که ذکر کردیم مرتب‌شان کنید.
مزایای روش کان بان
بعد از بیان اینکه کان‌بان چیست و چگونه کار می‌کند، نوبت به بیان مزایای این سیستم برنامه‌ریزی مشهور می‌رسد. فقط لازم است بدانید روش کان‌بان در مدیریت صنعتی به کار می‌رود ولی ما از آن در برنامه‌ریزی و مدیریت فردی استفاده می‌کنیم. به همین خاطر مزایایی که ذکر می‌کنم میانه چندانی با مدیریت صنعتی ندارند:
روش کان بان مدیریت بصری بالایی دارد
همان طور که ذکر کردیم در روش کان‌بان به‌کارگیری استیکی‌نوت‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. این موضوع موجب می‌شود تا دورنمای بهتری از وظیفه‌هایمان داشته باشیم و در تعیین اولویت‌ها با مشکل مواجه نشویم. همچنین دیگر با چالش فراموش کردن وظیفه‌ها سروکله نخواهیم زد.
می‌توانید پیشرفت وظیفه‌هایتان را مدیریت کنید
در روش کان‌بان سه ستون داریم که هر کدام به مرحله خاصی از یک وظیفه اشاره می‌کند. ستون اول به تمامی وظیفه‌هایی که باید انجام شوند، ستون دوم به وظیفه‌هایی که در حال انجام هستند و ستون سوم به وظیفه‌هایی که انجام آن‌ها به اتمام رسیده است. این ستون‌بندی‌ها در وهله اول به ما کمک می‌کنند تا بدانیم فلان وظیفه در چه مرحله‌ای قرار دارد و در وهله دوم دیگر خبری از پرتی حواس نیست.
روش کان بان جریان کارها را آسان‌تر می‌کند
می‌خواهم این مزیت را با نقل قولی از دیمون زاهاریادس مطرح کنم. او در کتاب فرمول برنامه‌ریزی این طور می‌گوید:
«یکی از ویژگی‌های سیستم کان‌بان اینست که کارها به راحتی می‌توانند با پروژه‌های بزرگ‌تر مرتبط شوند و به این طریق جزئیات ارزشمندی از آن‌ها مهیا می‌شود. می‌توانید استیکی‌نوت‌ها را بچینید، بنابراین، مشاهده چگونگی جریان هر مورد در طرحی بزرگ‌تر راحت می‌شود.»
حتما بخوانید: (هفت ویژگی برنامه‌ریزی موفق)
مشخص کردن وظیفه‌هایی که اولویت دارند
یکی از ویژگی‌های روش کان بان که بشخصه از آن لذت می‌برم، مشخص کردن اولویت وظیفه‌هاست. از آنجایی که استیکی‌نوت‌ها نقش موثری در این روش دارند، شما می‌توانید با به کار بردن رنگ‌های مختلف، اهمیت و اولویت کارها را مشخص کنید. به عنوان مثال رنگ قرمز برای وظیفه‌های ضروری، رنگ زرد برای وظیفه‌هایی با اولویت متوسط، آبی برای وظیفه‌های غیر مهم.
معایب روش کان بان
در کنار تمامی مزایایی که ذکر کردیم، روش کان‌بان از معایبی هم برخوردار است. در ادامه به برخی از معایب آن اشاره می‌کنیم:
روش کان بان سردرگم‌تان می‌کند
یکی از اشکالاتی که ممکن است تاکنون به ذهن‌تان رسیده باشد آنست که روش کان بان مواقعی که تعداد وظیفه‌های روزانه بی‌شمارند، گزینه مناسبی برای برنامه‌ریزی نیست. به عنوان مثال اگر روزی از خواب برخیزید و صد وظیفه پیش روی خود ببینید، باید تعداد زیادی استیکی‌نوت در اختیار داشته باشید. از سویی دیگر هر قدر وظیفه‌ها بیشتر شوند، تشخیص موارد اولویت‌دار و به خاطر سپردن آن‌ها دشوار می‌شود.
روش کان بان یکدستی ندارد
به جرئت می‌توانیم بگوییم این مورد بزرگ‌ترین عیب روش کان‌بان به شمار می‌رود. وظیفه‌های زیادی اعم از کوچک و بزرگ با اندازه‌های مختلف در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند و پرش از یکی به دیگری نتیجه‌ای جز پرتی حواس ندارد. به عنوان مثال فرض کنید برخی از موارد نیازمند به تمرکز مثل درس خواندن در کنار تعمیر کردن ظرفشویی قرار گرفته‌اند.
روش کان بان قابل پیشبینی نیست
روش کان بان منعطف است اما همین انعطاف ممکن است برای فردی که از آن استفاده می‌کند دردسرساز شود. به عنوان مثال خواندن کتاب‌های کنکور در برنامه‌تان وجود دارد و موردی دیگر با عنوان زنگ زدن به روانشناس. از طرفی هر دو از یک میزان اهمیت برخوردارند و نمی‌توان ترکشان کرد. بنابراین شما مجبورید یکی از موارد را مقدم کنید و دیگری را بعد از انجام وظیفه اول انجام دهید. در چنین شرایطی اگر مشکلی ایجاد شود و زمان از دست برود، مورد دوم رسمن از فراموش می‌شود و انجام آن به تاخیر می‌افتد.
نمی‌توانید از عهده پروژه‌های بزرگ بربیایید
بالاتر گفتیم روش کان بان جلوه‌ای بصری دارد و به شما اجازه می‌دهد نظارت دقیق‌تری برکارها اعمال کنید. اما فرض کنید موردی در لیست وظیفه‌تان وجود دارد که به هیچ عنوان توانایی تصویرسازی ندارد. در این صورت چه کاری از عهده‌تان ساخته است؟ چگونه می‌توانید آن را در قالب استیکی‌نوت‌ها قرار دهید؟ آیا راه‌حلی برای این مشکل دارید؟
آیا روش کان بان برای من سودمند است؟
طبق مزایا و معایبی که ذکر کردیم، انتخاب یا عدم انتخاب این روش بستگی به خودتان دارد. ممکن است وظیفه‌های شما در قالب این روش بهتر انجام شوند و به تاخیر نیفتند یا اینکه ممکن است برعکس این ماجرا رخ دهد. در هر صورت چاره‌ای جز آزمایش و خطا ندارید. امتحان کنید، شاید تصمیم گرفتید برخی از ویژگی‌های آن را در برنامه‌ریزی‌تان اعمال کنید یا به نحوی تغییرش دهید که اندکی از اشکالاتش برطرف شود.
اما اگر بخواهم نظر شخصی‌ام را بگویم، من از این روش استفاده نمی‌کنم چون موارد موجود در فهرست وظیفه‌های من کوچک نیستند و به تمرکز بالایی نیاز دارند. از طرفی دیگر هیچ لذتی از نظارت بصری آن نمی‌برم و دوست ندارم مدام لیست وظیفه‌هایم مقابل چشمانم باشد. ولی فراموش نکنید من آزمایش و خطا کرده‌ام پس شما هم می‌بایست امتحان کنید و بعد تصمیم بگیرید.
حتما بخوانید: (چرا برنامه‌ریزی‌هایمان با شکست مواجه می‌شود؟)
اپلیکیشن‌های روش کان بان
اگر طرفدار تکنولوژی هستید و علاقه‌ای به استفاده از روش‌های دستی ندارید، می‌توانید از اپلیکیشن‌‌هایی استفاده کنید که به منظور استفاده از روش کان‌بان طراحی شده‌اند. به همین خاطر در ادامه می‌خواهم به برخی از این اپلیکیشن‌ها اشاره کنم:
اپلیکیشن KanbonFlow
KonbanFlow یکی از برنامه‌های مدیریت زمان با قابلیت فضای ابری است که به کاربران اجازه می‌دهد تا وظایف خود را بر طبق ستون‌هایی که تعریف کردیم دسته‌بندی کنند. همان طور که از تصویر پیداست، تمامی مزایای روش کان‌بان در این اپلیکیشن به طرزی هوشمندانه به کار رفته که می‌تواند برای کاربران مفید باشد. این برنامه نسخه رایگان هم دارد اما برای دسترسی به امکانات کامل می‌بایست ماهانه پنج دلار اشتراک بپردازید.
لینک برنامه برای دانلود: (+)
اپلیکیشن LeanKit
این اپلیکیشن هم قابلیت‌هایی مثل مورد قبلی ارائه می‌دهد اما ممکن است قیمت بالای آن دلسردتان کند. هزینه اشتراک سالانه این برنامه چیزی در حدود ۳۸۵ دلار است که با توجه به تحریم و قیمت بالای دلار صرفه زیادی ندارد. ناگفته نماند امکانات این برنامه هم دست کمی از مورد قبلی ندارد اما همان طور که گفتیم قیمت حرف اول را می‌زند.
لینک برنامه برای دانلود: (+)
اپلیکیشن Trello
بدون شک Trello یکی از بهترین اپلیکیشن‌های شبیه‌ساز کان‌بان به شمار می‌رود. این برنامه با امکانات بی‌شماری که ارائه می‌دهد، به شما کمک می‌کند تا نظارت دقیقی بر تمامی وظیفه‌های خود اعمال کنید. ناگفته نماند هزینه آن به مراتب بصرفه‌تر از موارد قبلی است. اشتراک ماهانه این برنامه ۵ دلار است که نسبت به امکاناتی که ارائه می‌دهد عالی است.
لینک برنامه برای دانلود: (+)
نکته پایانی
تمامی مطالبی که در این مقاله ذکر کردیم صفر تا صد روش کان بان را برای ما مشخص می‌کند. حالا این شما هستید که پس از خواندن این موارد تصمیم می‌گیرید آن را امتحان کنید یا اینکه مورد بهتری را سراغ دارید و از این روش صرف نظر می‌کنید. اما همان طور که گفتیم اگر چه این روش معایبی دارد اما می‌توانید برخی از مزایای آن را به کار ببرید یا اینکه با ایجاد تغییراتی اصلاحش کنید.
