رسیدن به هدف‌های بلند مدت در سایه‌ی هفته‌هایی است که معمولا از آن‌ها غافلیم. بسیاری از افراد برای خود هدف‌های دور و دراز تعیین می‌کنند در حالیکه قادر نیستند به اهداف هفتگی خود پایبند بمانند. با یک نگاه هوشمندانه می‌توان فهمید همین هدف‌های هفتگی روی هم رفته معجزه می‌کنند و با کسب آن‌ها می‌توان به موفقیت‌های بزرگ دست پیدا کرد. حال در این مقاله قصد داریم تا نحوه انجام برنامه‌ریزی هفتگی را به شما آموزش دهیم.
چرا باید برنامه‌ریزی هفتگی انجام دهیم؟
ممکن است بپرسید ضرورت برنامه‌ریزی هفتگی چیست؟ چرا باید برنامه‌ریزی هفتگی انجام دهیم؟ در ادامه قصد دارم به برخی از دلایل حیاتی آن اشاره کنم:
- برنامه‌ریزی هفتگی بهره‌وری‌تان را ارتقا می‌دهد چرا که مجبورید برای دستیابی به هدف‌ها، وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کرده و آن‌ها را به تعویق نیندازید.
- از آنجایی که هفت روز مدت زمان کوتاه و واقعگرایانه‌ای است، دیگر خبری از رویابافی و سرخوردگی نخواهد بود. بسیاری از افراد همان ابتدا به سراغ برنامه‌ریزی‌های سالانه می‌روند اما در میانه مسیر همه وظایف خود را به یکباره رها می‌کنند ولی برنامه‌ریزی هفتگی به خاطر قابل دسترسی بودن انگیزه‌بخش است.
- برای رسیدن به کل باید جزئیات را نیز در نظر بگیریم. وقتی می‌خواهید خانه‌ای بسازید تنها به نتیجه نهایی نمی‌اندیشید بلکه تمامی مصالح آن را نیز در نظر می‌گیرید. برنامه‌ریزی هفتگی مصالح شماست آن را فراموش نکنید.
- برنامه‌ریزی هفتگی قدرت تصمیم‌گیری‌تان را افزایش می‌دهد چون دستیابی به تمام خواسته‌ها در طول هفت روز امکان‌پذیر نیست به همین خاطر موارد مهم را برمی‌گزینید و سایرین را رها می‌کنید.
برنامه‌ریزی هفتگی مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟
مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم ویژگی‌های اصلی و منحصر بفرد برنامه‌ریزی هفتگی به شمار می‌روند. با رعایت این موارد ساده می‌توانیم بهره‌وری خود را ارتقا داده و راحت‌تر پیش برویم:
۱. برنامه‌ریزی هفتگی واقعگرایانه است
واقعگرایانه بودن در برنامه‌ریزی هفتگی یعنی وظیفه‌ها و هدف‌هایی که برای خود تعیین می‌کنیم خارج از توان‌مان نباشند. به عنوان مثال می‌دانیم در طول این هفته نهایت زمانی که روزانه در اختیار داریم دو ساعت است پس وظیفه را به دو ساعت کاهش می‌دهیم نه اینکه از خود انتظار داشته باشیم کارهای چند روزه را در یک روز انجام دهیم.
واقعنگری در تعیین هدف‌ها نیز یعنی مقصدمان نزدیک باشد. به عنوان مثال نمی‌توانم بگویم در این هفته قرار است طراحی سایت را به طور کامل یاد بگیرم بلکه می‌گویم می‌خواهم آشنایی کلی با المنتور را کسب کنم. یا نگویم تمام کتاب را در یک هفته می‌خوانم بلکه بگویم بخش نخست کتاب را می‌خوانم. صد البته که تعیین وظیفه و هدف‌ها به توانایی خودتان نیز بستگی دارد.
۲. برنامه‌ریزی هفتگی سررسید دارد
قانون پارکینسون می‌گوید:
«کارها همان قدر زمان می‌برند که برایشان تعیین می‌کنی.»
طبق این گفته اگر برای وظیفه‌ای سررسید تعیین نکنیم انجام آن بیشتر از آنچه فکرش را کنیم زمان می‌برد. از سویی دیگر تعیین سررسیدهای غیرواقعگرایانه هم به ما آسیب می‌رساند چون نمی‌توانیم به آن‌ها دست پیدا کنیم و سرخورده می‌شویم.
۳. برنامه‌ریزی هفتگی منعطف است
این ویژگی بین تمامی انواع برنامه‌ریزی مشترک است اما در برنامه‌ریزی هفتگی بیشتر به چشم می‌خورد. از آنجایی که فرصت کوتاهی در اختیار داریم لازم است تا به جای کیفیت، کمیّت را در نظر بگیریم و هر طور شده وظیفه‌ها را انجام دهیم. به عنوان مثال ممکن است انجام کاری در شب آسان‌تر از روز باشد پس شب‌ها انجامش می‌دهیم.
۴. برنامه‌ریزی هفتگی ارزیابی مستمر دارد
قرار است هفته به هفته عملکرد خود را تقویت کنیم به همین خاطر لازم است مدام خود را زیر نظر گرفته و نقطه ضعف‌هایمان را شناسایی کنیم. توصیه می‌کنم یک دفترچه به این کار اختصاص دهید و خلاصه‌ای از عملکرد هر روز خود را در آن بنویسید. به عنوان مثال بنویسید که امروز چقدر در راستای هدف هفتگی خود تلاش کردید؟ چه مقدار زمان تلف کردید؟
۵. برنامه‌ریزی هفتگی پاداش دارد
یکی از خصوصیت‌های جالب توجه برنامه‌ریزی هفتگی قابل دسترسی بودن پاداشی است که برای خود تعیین می‌کنیم در حالیکه در برنامه‌ریزی‌های طولانی مدت تا رسیدن به پاداش صبر زیادی لازم است. بنابر قانون اثر، پاداشی که برای خود تعیین می‌کنیم نقش اساسی در نحوه تلاش و پایبندی ما به برنامه ایفا می‌کند.
حتما بخوانید: (قانون اثر چیست؟| روشی ساده برای ساختن عادت‌ها)
چگونه برنامه‌ریزی هفتگی انجام دهیم؟
حال که با اهمیت و ویژگی برنامه‌ریزی هفتگی آشنا شدیم نوبت به آن می‌رسد تا نحوه انجام آن را بررسی کنیم. شیوه‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد ولی موردی که در ادامه به آن اشاره می‌کنم روشی شش مرحله‌ایست که انجام آن در نهایت پنج دقیقه زمان می‌برد. اگر دغدغه‌مند هفته‌های زندگی خود هستید حسابی حواس خود را جمع کنید:
مرحله اول؛ هدف خود را تعیین کنید
برنامه‌ریزی بدون هدف مانند آب ریختن در آبکش است. هر قدر در آن آب بریزید هدر می‌رود. پس هدفی واقعگرایانه برای خود تعیین کنید و تلاش‌های خود را در راستای رسیدن به آن هدف خرج کنید. به عنوان مثال هدف من آنست که در آینده تبدیل به روانشناسی خبره شوم یا ممکن است هدف شما تبدیل شدن به یک طراح سایت حرفه‌ای باشد. در هر صورت مهم تعیین هدف است نه چیستی آن.
مرحله دوم؛ فهرستی از وظایف‌تان را بنویسید
در قدم دوم لازم است فهرستی کامل از تمامی وظیفه‌ها اعم از ضروری و غیر ضروری و فوری و غیرفوری بنویسیم. مزیت بزرگ این فهرست آنست که به ما کمک می‌کند تا موارد غیرضروری را خط بزنیم و تنها به آن‌هایی بسنده کنیم که نقش اساسی در رسیدن به اهداف ما دارند. به عنوان مثال اگر هدف من تبدیل شدن به یک روانشناس خبره است، تعیین می‌کنم این هفته قرار است فلان کتاب را بخوانم نه اینکه به قراری غیرمهم بروم.
مرحله سوم؛ سه اولویت مهم برنامه‌ریزی هفتگی را مشخص کنید
ایده‌آل‌ترین حالت آنست که یک تا سه اولویت مهم را برای هفته برگزینیم و باقی موارد را دور بریزیم. صد البته انتخاب اولویت‌ها کار دشواری است اما برنامه‌ریزی در همین انتخاب‌ها خلاصه می‌شود. به بیانی دیگر برنامه‌ریزی مانند کوله‌پشتی است. اگر بیخود آن را سنگین کنیم دمار از روزگارمان در می‌آورد. در نتیجه بهتر است تن به سختی انتخاب دهیم تا برنامه‌ریزی هفتگی مناسبی داشته باشیم.
حتما بخوانید: (ماتریکس آیزنهاور| روشی برای تشخیص اولویت‌ها)
مرحله چهارم؛ تمرکزخورها را شناسایی کنید
فرقی ندارد یک دقیقه به انجام کاری مشغول باشیم یا یک هفته در هر صورت برای انجام آن به تمرکز نیاز داریم. اما چه می‌توان کرد که عوامل حواسپرتی این روزها اجازه لحظه‌ای نفس کشیدن را به ما نمی‌دهند. از اینستاگرام گرفته تا بازی‌ها و فیلم‌ها همگی به نحوی ما را از تمرکز و اندیشیدن دور می‌کنند و حاصل این دوری چیزی جز کار سطحی نیست.
از سویی دیگر برخی عادت‌های مضر هستند که خواسته یا ناخواسته مرتکب آن‌ها می‌شویم و بخش بزرگی از وقت را از کف می‌دهیم. به عنوان مثال یکی از عادت‌های مضری که زمان‌مان را می‌بلعد عدم مدیریت کارهایی است که یکهویی سر و کله‌شان پیدا می‌شود یا تعدد کارهایی است که برای خود تعیین کرده‌ایم.
حتما بخوانید: (چرا نمی‌توانم به برنامه‌ریزی‌ام پایبند بمانم؟ + معرفی هفت دلیل اصلی)
مرحله پنجم؛ برای وظیفه‌ها سررسید تعیین کنید
هر وظیفه‌ای نقطه شروع و پایانی دارد. وقتی این دو نقطه مشخص باشند هم زمان را بهتر مدیریت می‌کنیم و هم قادر به حفظ تعادل بین کار و استراحت خواهیم بود. توصیه می‌کنم برای وظیفه‌ها سررسید واقعگرایانه‌ای تعیین کنید و به آن‌ها پایبند بمانید. البته گاهی اوقات نیز می‌توانید برای به چالش کشیدن خود زمان را جابه‌جا کنید.
مرحله ششم؛ برنامه‌ریزی هفتگی را ارزیابی کنید
این مرحله به آخرین روز از هفته اختصاص دارد یعنی زمانی که هفته خود را به پایان رسانده‌اید و در حال برنامه‌ریزی برای هفته بعد هستید. هدف از ارزیابی آنست تا نقاط قوت و ضعف خود را بشناسیم و هفته بعدی را بهتر آغاز و به پایان برسانیم. به همین منظور سوالاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنم را در پایان هر هفته از خود بپرسید:
- آیا توانستم به وظایف این هفته برسم؟ اگر نه، به چه علت نتوانستم؟
- چه مقدار از وقتم را هدر دادم؟ چه دلایلی موجب اتلاف وقت من شدند؟
- آیا در تشخیص اولویت‌هایم موفق بودم؟
- آیا هدفی که برای هفته تعیین کرده بودم واقعگرایانه بود؟ اگر نه چگونه می‌توانم تغییرش دهم؟
پیشنهادهایی برای بهره‌وری بیشتر از برنامه‌ریزی هفتگی
گاهی برخی چیزها علیرغم کوچکی‌شان نقش بزرگی در یک فرآیند ایفا می‌کنند به عنوان مثال برخی چرخ‌دنده‌های ساعت ریزند اما اگر نباشند ساعت کار نمی‌کند. حال مواردی که در ادامه قصد دارم به آن‌ها اشاره کنم اگر چه معمولن دست‌کم می‌گیریمشان اما تاثیر بسزایی در برنامه‌ریزی هفتگی دارند:
۱. روتین را فراموش نکنید
هر قدر هم فرد خلاقی باشید و از کارهای تکراری بدتان بیاید، لازم است گاهی اوقات روتینی برای خود تعیین کنید و هر روز به آن پایبند بمانید. تعداد این روتین‌ها زیادست اما دو موردی که در برنامه‌ریزی هفتگی نقش مهمی دارند روتین خواب و روتین بیداری است.
شادی برایتان مفید باشد: (روتین خواب)–(روتین بیداری)
۲. تمرین‌های ذهن‌آگاهی انجام دهید
مسیر زندگی بالا و پایین‌های فراوانی دارد. برای دوام آوردن در برابر این تهدیدها نیاز داریم تا ذهن آرامی داشته باشیم چون ذهن آرام قدرت تصمیم‌گیری بالایی دارد. توصیه می‌کنم روزانه دست‌کم دو جلسه مدیتیشن دو دقیقه‌ای داشته باشیم.
۳. از قانون بیست ساعت استفاده کنید
قانون بیست ساعت می‌گوید برای رهایی از سردرگمی در ابتدای یادگیری یک حرفه تنها به بیست ساعت احتیاج داریم نه بیشتر. اگر می‌خواهیم هر هفته موضوعی تازه بیاموزیم و دانش خود را مدام ارتقا دهیم، به کار بردن این قانون می‌تواند تغییر شگفت‌انگیزی در برنامه‌ریزی هفتگی‌مان ایجاد کند.
حتما بخوانید: (قانون بیست ساعت چیست؟| روش جاش کافمن برای یادگیری)
۴. قانون بیست هشتاد را به کار ببرید
رعایت این قانون می‌تواند به طرز شگفت‌انگیزی سرعت‌مان را در مسیر رسیدن به اهداف هفتگی افزایش دهد. به طور خلاصه این قانون می‌گوید هشتاد درصد نتایج حاصل بیست درصد تلاش‌های شما هستند. این یعنی بیست درصدهای خود را بیابید و فرصت خود را به آن‌ها اختصاص دهید.
۵. زمان‌های مرده‌تان را شناسایی کنید
زمان‌های مرده اوقاتی هستند که گمان می‌کنیم به خاطر شرایطی که داریم نمی‌توانیم از آن‌ها استفاده کنیم. ایستادن در ایستگاه اتوبوس، اوقات استفاده از مترو تنها بخشی از زمان‌های مرده روزانه‌مان محسوب می‌شوند. توصیه می‌کنم این اوقات را شناسایی کنید و برخی از کارها نظیر کتاب خواندن را در آن انجام دهید.
شاید برایتان مفید باشد: (چگونه از زمان‌های مرده خود استفاده کنیم؟| هفت توصیه کاربردی)
۶. ورزش کنید
ورزش انواع و اقسام مختلفی دارد از حرفه‌ای گرفته تا پیاده‌روی‌هایی که روزانه برخی انجامشان می‌دهیم. می‌خواهم بگویم هر روز تحرک جسمی داشته باشید اما اینکه چگونه انتخاب با خودتان است. ناگفته نماند اگر فرصت چندانی برای ورزش ندارید از حداقلی‌ها غافل نشوید به عنوان مثال می‌توانید چند حرکت کشش ساده انجام دهید.
۷. جشن بگیرید
خودشفقتی سوسول‌بازی نیست. در صورتی که به برنامه‌ریزی هفتگی پایبند هم نبوده باشید همین که آن را انجام داده‌اید جای تشویق دارد. توصیه می‌کنم پیشرفت‌های خود را یادداشت کنید و هر هفته آن‌ها را جشن بگیرید. صد البته که جشن گرفتن می‌تواند یک بشکن ساده باشد یا هر چیز دیگری که خودتان دوست دارید.
نکته پایانی
در خوشبینانه‌ترین حالت ۴۰۰۰ هزار هفته در اختیار دارید و به احتمال زیاد بخش قابل توجهی از آن را تاکنون گذرانده‌اید. اگر می‌خواهید تغییری در زندگی‌تان ایجاد کنید اکنون بهترین و مناسب‌ترین موقعیت به شمار می‌رود. پس درنگ نکنید و کاغذ و خودکاری بیاورید تا شروع کنیم. برنامه‌ریزی هفتگی آغاز مسیر شماست.
یک پاسخ