چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟
فرقی ندارد در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنیم در هر صورت دوست داریم در انتهای روز خطی روی تمامی کارها بکشیم و با خیال راحت به رختخواب برویم. اما این فانتزی هرگز رنگ حقیقت به خود نمی‌گیرد از خود می‌پرسیم چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟
شاید برایتان مفید باشد: (هفت ویژگی برنامه‌ریزی موفق)
حقیقت آنست که مدت طولانی به این مشکل دچار بودم و گمان می‌کردم مسیر درستی را طی می‌کنم اما پس از خواندن کتاب فرمول برنامه‌ریزی از دیمون زاهاریادس تمامی تصوراتم بهم ریخت.
دیمون در بخش دوم این کتاب به هشت دلیلی اشاره می‌کند که چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟ مطمئن باشید شما هم برخی از این اشتباهات را انجام می‌دهید پس تا انتهای این مقاله با من همراه باشید:
هدف برنامه‌ریزی را اشتباه متوجه شده‌ایم
اولین دلیل به فهم ما از برنامه‌ریزی بازمی‌گردد. بیشتر مواقع وقتی از دیگران می‌پرسیم که چرا برنامه‌ریزی می‌کنند، در جواب می‌گویند:
واسه اینکه بتونم همه کارهام رو انجام بدم و با خیال راحت روزها رو بگذرونم
در واقع اولین اشتباه ما در برنامه‌ریزی در نخستین قدم آن رخ می‌دهد. تا زمانی که به فهم درستی از آن نرسیم، نمی‌توانیم از عهده موارد روزانه بربیاییم. حال هدف برنامه‌ریزی چیست؟ دیمون به این سؤال پاسخ می‌دهد:
«هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان و توجه ویژه به موارد مهم است. این کار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتن‌شان آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید.»
در نتیجه هدف از برنامه‌ریزی انجام همه‌ی کارها نیست بلکه انجام موارد ضروری است. بیشتر افراد گمان می‌کنند بایستی تمامی موارد را انجام دهند به هیمن خاطر آنچه برایشان باقی می‌ماند لیست بزرگی از وظایف است که روز به روز حجیم‌تر می‌شود.
شاید برایتان مفید باشد: (برنامه‌ریزی مثل سپر است)
سررسیدی برای کارها تعیین نکرده‌ایم
برای قبض گاز، برق و آب سررسید تعیین کرده‌اند. شما تا سررسیدن زمانی که روی قبض درج شده مهلت دارید تا هینه را واریز کنید در غیر اینصورت خدمات‌رسانی متوقف می‌شود. اگر این سررسید را تعیین نکنند، مشخص نیست تا چه زمانی پرداخت قبض خود را به تعویق می‌اندازید.
مواردی هم که درون برنامه‌ریزی‌تان درج کرده‌اید به سررسید احتیاج دارند. اگر ضرب‌الاجل تعیین نکنید، هر روز از انجام آنها طفره می‌روید. مشخص بودن و محدود بودن زمان انجام برای شما تعهد ایجاد می‌کند. بگذارید برایتان مثالی بزنم. حتمن شما هم استراتژی حبس خانگی ویکتور هوگو به گوشتان خورده.
داستان از آن قرار است که هوگو می‌بایست کتابی را تا بهار سال ۱۸۲۹ به ناشر تحویل می‌داد اما هر روز از نوشتن طفره می‌رفت. مهلت تعیین‌شده از راه رسید و کتاب را ننوشت. ناشر موافقت کرد تا ۱۸۳۰ به او مهلت بدهد ولی هوگو این فرصت را هم از دست داد. مرتبه‌ی سوم ناشر او را به پرداخت جریمه هفتگی تهدید کرد. هوگو که دید اوضاع قاراشمیش است پنج ماه تمام را در حبس خانگی به سر برد و نوشتن کتاب را به پایان رساند.
داستانی که از هوگو برایتان تعریف کردم با قانون پارکینسون مطابقت کامل دارد. این قانون می‌گوید:
کارها به اندازه زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد
حال زمانی که سررسیدی برای برنامه‌هایتان تعیین نمی‌کنید یعنی انجام آنها را تا ابد به تعویق می‌اندازید.
برنامه‌هایمان طولانی هستند
لیستی از کارهای طولانی را یادداشت می‌کنید. منظورم همان کارهایی هستند که داخل یک ورقه A4 هم جا نمی‌شوند. اگر زمان لازم برای انجام تمامی مواردی که یادداشت کرده‌اید را جمع بزنیم، چندین روز و چه بسا چندین هفته برای انجام آنها زمان لازم است. دیمون زاهاریادس چهار آفت برنامه‌های طولانی را ذکر می‌کند:
- اول، گیج‌کننده‌اند. چرا که به شما گزینه‌های خیلی زیادی ارائه می‌دهند که هرکدام آنها توجه شما را از مهم‌ترین کارتان دور می‌کند.
- دوم، واقع‌بینانه نیستند. برنامه‌هایی که خیلی طولانی‌اند در نهایت به نقطه‌ای می‌رسند که غیرقابل کنترل می‌شوند شما قادر نخواهید بود به تمامی موارد برسید چون اساسا تعدادشان بیش از اندازه می‌باشد.
- سوم، دلسردکننده هستند. هر روز را با دانستن این حقیقت که در تکمیل کارهایتان ناکام بوده‌اید به پایان می‌رسانید. پیامد تجربه‌ی چندین باره‌ی این حس می‌تواند انگیزه شما را از بین ببرد.
- چهارم، تشوق به پشت گوش انداختن می‌کنند. با شکست در تکمیل موارد برنامه‌ریزی شده خود روز به روز، به ذهنتان یاد می‌دهید تا این پیامد را بپذیرد. با گذشت زمان، عزم و انگیزه خود جهت تکمیل کارها با زمانبندی را از دست خواهید داد.
برنامه‌هایمان تنوع بیش از اندازه‌ای دارند
به لیست برنامه‌ریزی من توجه کنید:
آزادنویسی، انجام تمرینات کپی‌راتینگ، ستون‌نویسی، نوشتن مقاله سایت، نوشتن مقاله کاری، تماشای ویدیو طراحی سایت، آموزش سئو، خواندن رمان
حتمن با خودتان می‌گویید: عجب برنامه‌ریزی خفنی داری ولی اشتباه می‌کنید. وقتی موارد بی‌ربط زیادی در کنار یکدیگر قرار بگیرند، انجام دادن آنها اگر کم‌تعداد هم باشند، سخت خواهد بود.
نکته اینجاست اگر می‌خواهید با سرعت بیشتری پیش بروید می‌بایست کارها را بر اساس شکل و کمیت آنها دسته‌بندی کنید به عبارت دیگر کارها اندکی با یکدیگر مربوط باشند؛ اکنون می‌خواهم برنامه شخصی‌ام را دسته‌بندی کنم:
آزادنویسی، کپی‌رایتینگ، ستون‌نویسی و نوشتن مقاله کاری
این مورد برای یک روز شما کفایت می‌کند چرا که تنوع بیش از اندازه ندارند و از طرفی دیگر مرتبط هستند چون همگی با نوشتن انجام می‌شوند. حال سایر موارد را هم در یک طبقه‌بندی قرار می‌دهم:
تماشای ویدیو طراحی سایت، آموزش سئو، نوشتن مقاله سایت
این موارد هم از آنجایی که همگی با لپ‌تاپ سروکار دارند، در کنار هم قرار دادنشان مزیت بزرگی به شمار می‌رود. البته این طبقه‌بندی لزومن به این معنا نیست که کارها را جدا کنید بلکه می‌خواهیم با کاهش دادن تنوع، عامل حواس‌پرتی را از میان برداریم.
گزینه‌های زیادی مقابلمان وجود دارند
اگر کسی مقابل انتخاب شما بایستد، در واقع آزادی‌تان را سلب کرده است. شما با حق انتخاب خود به دیگران نشان می‌دهید محدود نیستید و اختیار دارید. این جمله از بری شوارتز در کتاب پارادوکس انتخاب اهمیت این موضوع را مشخص می‌کند:
«انتخاب به همان میزان که دارای ارزش ابزاری است، دارای ارزش دیگری است که شاید مهم‌تر هم باشد. آزادی در انتخاب دارای ارزشی است که شاید بتوان آن را «ارزش ابرازی» نام نهاد. انتخاب آن چیزی است که ما را قادر می‌سازد به جهان بگوییم که چه کسی هستیم و به چه چیزی اهمیت می‌دهیم.»
این خصلت از کودکی همراه ما بوده و تا زمان مرگ هم همراه‌مان خواهد بود. صفت پسندیده و مناسبی است اما گاهی اوقات برایمان دردسر ایجاد می‌کند. به عنوان مثال برای همه ما پیش آمده به یک سلف سرویس برویم. انواع اقسام گوشت‌ها و سبزیجات در یک ردیف چیده شده‌اند. هر کدام مزه خاص به خودشان را دارند و دلمان می‌خواهد همه آنها را امتحان کنیم. اما واقعیت آنست که ما نمی‌توانیم همه آنها را لای نان بچپانیم.
مواقعی که گزینه‌های پیش رویتان متعددند، انتخاب دشوار می‌شود. جامعه امروزی برای بها دادن به آزادی گزینه‌ها را افزایش داده ولی از سوی دیگر باید در نظر داشت که هر سودی، ضرری هم در کنار خودش دارد. شما میان گزینه‌ها سردرگم هستید و نمی‌توانید انتخاب عاقلانه‌ای را تجربه کنید.
بگذارید برایتان یک مثال شخصی بزنم؛ اگر تجربه روزه گرفتن در ماه رمضان را داشته باشید، می‌دانید که نزدیک افطار چیزی نمانده معده از حلق‌مان بیرون بزند. با خود می‌گوییم به محض گفتن اذان تمام سفره را جمع می‌کنم اما وقتی سفره با آن همه رنگ و لعابش مقابلمان پهن می‌شود، نمی‌دانیم از کدام غذا بخوریم. انتخاب بین پنیر، سبزی، کره و خرما و…. دشوار می‌شود.
حال فرض کنید چنین مشکل فاجعه‌باری در برنامه‌ریزی‌تان وجود داشته باشد؛ هر روز که از خواب برمی‌خیزید به ستون پرتعدادی از برنامه برمی‌خرید و نمی‌دانید باید از کدام یک آغاز کنید. این همان پارادوکس انتخاب است.
مفهوم کارهایمان را مشخص نکرده‌ایم
یکی از دلایلی که برنامه‌هایمان مدام شکست می‌خورند و نمی‌توانیم به آنها پایبند بمانیم، مشخص نکردن مفهوم است. وقتی تعیین نکنید که فلان کار چه میزان اولویت دارد و چه مقدار زمان برای انجم دادنش لازم است، چگونه می‌توانید از خود انتظار پایبند ماندن به آنها را داشته باشید؟ بگذارید برایتان مثالی بزنم:
فرض کنید در برنامه شما موردی با موضوع تماس گرفتن با پشتیبان سایت باشد. این مورد از طرفی هیچ اولویت و اهمیتی را نمی‌رساند و از طرفی دیگر مشخص نیست که چه میزان زمان برای آن صرف خواهد شد. با چنین برنامه‌ریزی یا کار را انجام نمی‌دهید یا اگر انجام دهید، مقدار زمان زیادی را از دست می‌دهید.
در مورد اهمیت اضافه کردن مفهوم، دیمون زاهاریادس نکته جالبی در کتاب فرمول برنامه‌ریزی به ما گوشزد می‌کند:
هنگامی که فهرستی از کارهای بدون مفاد و مفهوم ایجاد می‌کنید، با گزینه‌هایی رو به رو خواهید شد که انتخاب مابین‌شان دشوار می‌باشد. نتیجه؟ برنامه شما که قرار بود یادداشتی از چیزهایی که باید به انجام برسانید باشد، به یک یادداشت در حال گسترش از چیزهایی که نامشخص و ناتمام مانده‌اند تبدیل می‌شود.
پس به عبارتی با پشت گوش انداختن مفهوم و مشخص نکردن اهیمت و اولویت در برنامه‌ها، کنترل‌مان را از کف می‌دهیم و در انتهای روز کوله‌باری از کارها روی دوش‌مان باقی می‌مانند.
وظایف‌مان کلی هستند
از دو سال گذشته تاکنون پایبند به برنامه‌ریزی بوده‌ام و شبی نبوده که بدون برنامه‌ریزی برای صبح فردا به خواب بروم. اما تمام این دو سال اشتباهی را هر روز تکرار کرده‌ام و آن کلی تعریف کردن وظایف روزانه‌ام بوده است. کمی بالاتر در مورد وظایف روزانه‌ام برایتان صحبت کردم و مواردی را هم برای آن ارائه دادم. دوباره آنها را ذکر می‌کنم تا این بخش کامل شود:
نوشتن رمان، انجام تمرین‌های کپی‌رایتینگ، نوشتن مقاله کاری، نوشتن مقاله سایت
این برنامه‌ریزی مشکل سابق یعنی همان تنوع بیش از حد را ندارد اما از مشکل مهم‌تری برخوردار است. مشکل این برنامه تعیین نکردن حد مشخص برای مواد برنامه است.
نوشتن رمان یعنی چه؟ چه مقدار از زمان را خواهم نوشت؟ یک صفحه؟ یک صحنه؟ یک فصل؟ کل کتاب؟
در مورد نوشتن مقاله سایت چطور؟ آیا تمام مقاله را می‌خواهم بنویسم؟ مقدمه را می‌نویسم؟ نکته پایانی را می‌نویسم؟
می‌بینید؟ این موارد هیچ سقف انجامی ندارند و ممکن است هر کدام‌شان چند ساعتی طول بکشد. تجربه شخصی به من ثابت کرده تعیین حد مشخص، ارتباط بسیار بالایی با میزان رضایت شما دارد. به عبارتی وقتی مشخص می‌کنید می‌خواهم یک صفحه از رمان را بنویسم، پس از پایان آن یک صفحه احساس رضایت می‌کنید در حالیکه اگر مشخص نکرده باشید، مدام به ساعت نگاه می‌کنید.
با ذکر این دلیل پی می‌بریم چرا بسیاری از دانشجویان در نوشتن پایان‌نامه شکست می‌خورند. آنها تعیین می‌کنند باید از فردا نوشتن پایان‌نامه را آغاز کنند اما مشخص نمی‌کنند که کدام بخش را می‌خواهند بنویسند. در نتیجه پس از سه ماه هنوز یک خط از پایان‌نامه هم نوشته نشده است.
این تشبیه می‌تواند اهمیت موضوعی که ذکر کردیم را بیان کند:
برنامه‌ریزی بدون ایجاد حد مشخص، مثل مسابقه دو میدانی بدون خط پایان است. بالاخره خستگی غلبه می‌کند و از نفس می‌افتید.
اهداف کارهایمان را مشخص نکرده‌ایم
ریزترین و بی‌اهمیت‌ترین کارهای ما هدف دارند. مسواک می‌زنیم تا دندان‌مان خراب نشود، دستشویی می‌رویم تا روده‌مان نترکد، موبایل‌مان را به شارژ وصل می‌کنیم تا خاموش نشود حال چگونه می‌شود موارد مهم برنامه‌تان هدفی به دنبال نداشته باشند؟
وقتی هدف برنامه‌مان را مشخص نمی‌کنیم یعنی خود را از دستاورد‌های برنامه‌ریزی محروم کرده‌ایم. دستاوردها که نباشند انرژی‌مان برای انجام موارد بعدی و پایبند ماندن به برنامه فروکش می‌کند. با فروکش کردن انرژی و نبودن دستاورد، خسته می‌شویم و برنامه را رها می‌کنیم. در نتیجه برنامه از دست می‌رود.
یک فایده دیگر هدف‌دار کردن کارها، ایجاد تعهد و الزام است. دیمون زاهاریادس نکته جالب توجهی می‌گوید:
«فرض کنید وبلاگی را اداره می‌کنید و نوشتن یک پست جدید برای وبلاگ در فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده فردای شما قرار دارد. این وظیفه‌ای است که بر عهده خود می‌دانید تا انجام دهید. ولی آیا دلیل مشخصی برای الزام انجام آن می‌دانید؟ آیا با پست جدید وبلاگ برای کسب هدف خاصی تلاش می‌کنید؟»
بنابراین تعیین هدف و ارتباط دادن آن به کارهایمان دو تاثیر مهم دارند؛ یک، به دست آوردن انرژی لازج برای ادامه دادن. دو، ایجاد تعهد و التزام. نبود این دو شاخصه دلیل اصلی آنست که چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟
به خودتان نمره دهید
مواردی که برایتان ذکر کردیم، از جمله علت‌هایی بود که چرا به برنامه‌ریزی‌مان پایبند نمی‌مانیم. حال می‌خواهیم آزمونی بگیریم و به خودمان نمره بدهیم. شما به طور پیش‌فرض چهل نمره در اختیار دارید. به ازای هر موردی که مرتکب شده‌اید، پنج نمره از شما کم می‌شود. سپس می‌توانید نتایج خود را از موارد زیر بررسی کنید:
- نمره ۳۰ تا ۴۰: عملکرد شما در برنامه‌ریزی قابل قبول است، خواندن قسمت بعدی را برای رفع مشکلات باقی‌مانده پیشنهاد می‌کنم.
- نمره ۲۰ تا ۳۰: احتمال می‌دهم نرخ بالایی از کارهای شما ناتمام باقی می‌مانند. موارد گفته شده را رعایت کنید و قسما بعدی را برای بهبود کامل بخوانید.
- نمره ۱۰ تا ۲۰: رسیدگی به ۷۰ درصد کارها عملا امکان ندارد. مواردی که مبتلا هستید را یادداشت کنید و حتمن قسمت بعدی را بخوانید.
- نمره ۰ تا ۱۰: خیلی خوشحالم که در این مرحله هستید چون فکر می‌کردم فقط خودم به این مرحله رسیده‌ام. اشکالی ندارد با هم اصلاحش می‌کنیم.
نکته پایانی
در این مقاله به هشت مورد از اشتباهات رایج برنامه‌ریزی اشاره کردیم و فهمیدیم چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم. همچنین در قسمت بعدی می‌خواهیم به ده مورد از روش‌های برنامه‌ریزی و نحوه به کار گرفتن آنها بپردازیم. اگر این مقاله برایتان مفید بوده، آن را با بقیه به اشتراک بگذارید.
