برایم بسیار جالب است که ما در قرن بیست و یکم هستیم و با وجود پیشرفتهای خیره‌کننده‌ای که بشر تاکنون به خود دیده است، همچنان اندر خم یک کوچه هستیم و نمی‌توانیم به همه کارهایمان برسیم.
حتی سرعت انجام کارها امروزه به مراتب بالاتر از گذشته است ولی با این حال هنوز وقت نداریم. گویی این بهانه همیشه و در همه حال با ما همراه خواهد بود.
اما مشکل کجاست؟
گاهی با خود فکر می‌کنم که چطور ممکن است یک نویسنده همانند چخوف بتواند در آن شرایط اسفناک زمانه‌اش، تعداد چشمگیری داستان و نمایشنامه بنویسد ولی اکنون با وجود آسانی که تکنولوژی در اختیارمان قرار داده است، قادر نیستیم که حتی به نیمی از دستاوردهای آنان برسیم.
حتما می‌خواهید بگویید که تکنولوژی حواس بشر را پرت کرده است و اجازه نمی‌دهد او تمرکز دقیقی داشته باشد، ولی باید بگویم که تکنولوژی مثل شمشیری دو لبه می‌ماند. گر چه مضراتی دارد ولی نمی‌بایست فراموش کرد که چقدر سرعت کار را افزایش داده است.
من معتقدم همه چیز به مدیریت شخصی بستگی دارد تا مدیریت زمان. امروزه این مسئله دچار تغییراتی اساسی شده است. اجازه بدهید مدیریت زمان را در طی دهه‌های مختلف بررسی بکنیم.
جامعه در زمان انقلاب صنعتی، نگرشی متفاوت به مدیریت زمان داشت، در واقع نگرش آنها به مسئله مدیریت زمان، تک بعدی بود و این بعد همان کارایی بود. یعنی اگر می‌خواهیم زمان را مدیریت بکنیم، باید خود را ارتقا بدهیم و ابزار پیشرفتهای را در اختیار داشته باشیم تا در نتیجه کارها سریع‌تر پیش برود.
اما این روش دیگر کارساز نیست، چون بشر اکنون از تکنولوژی و ابزار پیشرفتهای برخوردار است، ربات‌ها بسیاری از کارها را به عهده گرفته‌اند و دیگر بشر در بسیاری از کارها دستی ندارد اما همچنان نمی‌توانیم زمان را مدیریت بکنیم.
ولیکن اواخر دهه ۸۰، مدیریت زمان دو بعدی شد. به عبارتی نمودار عبارت بود از یک بعد اهمیت و یک بعد ضرورت، و تمرکز این نمودار بر طبقه‌بندی اولویت‌ها بود. اولویت‌هایت را بنویس تا زمان را مدیریت بکنی.
این جمله را بارها شنیده‌ایم که اگر وقت ندارید، اولویت‌هایتان را یادداشت کنید اما آیا اولویت‌بندی برای ما زمان ایجاد می‌کند؟
در واقع اولویت‌بندی یعنی من زمان را از آنچه که از اهمیت کمی برخوردار است برمی‌گیرم و به چیزی اختصاص می‌دهم که از اهمیت بیشتری برخوردار است و این کاملا با ایجاد زمان متفاوت است. ما زمان ایجاد نمی‌کنیم بلکه زمان را از فعالیتی می‌گیریم و به فعالیت بیشتری می‌دهیم.
اما روری ویدن روش مناسب‌تری را در کتاب عمدا به تاخیر بینداز پیشنهاد می‌کند. او معتقد است که مدیریت زمان در قرن بیستم، سه بعدی است. یعنی نمودار ما دارای مختصات متفاوتی است. ضرورت، اهمیت، محسوس بودن.
در واقع محسوس بودن اشاره به این دارد که کار مورد نظرتان تا چه زمانی اهمیت دارد؟
این تقسیم‌بندی از اهمیت بالایی برخوردار است چون همانطور که می‌دانید همه ما بیست‌و چهار ساعت در روز زمان داریم نه بیشتر و نه کمتر. حال من باید چه کار بکنم که بتوانم زمان بیشتری ایجاد بکنم؟
یک دو بعدی از خود می‌پرسد که من باید اکنون چه کار بکنم تا فردا از شرایط بهتری برخوردار باشم ولی سه بعدی‌ها از خود می‌پرسند که من باید چه کار بکنم تا در آینده از شرایط بهتری برخوردار باشم؟
در ادامه او به روشی ابداعی اشاره می‌کند که آن را عمدا به تاخیر بینداز می‌نامد:
در این روش، مدیریت به صورت یک قیف است. درست مثل شکل زیر؛
در این روش ما باید به مراتب، کارهایی را که پیش روی خود می‌بینیم در این فانل آزمایشگاهی بریزیم. حال به توضیح مراحل آن می‌پردازیم.
- مرحله اول
ابتدا از خود بپرسید که آیا من می‌توانم از خیر انجام این کار بگذرم یا نه؟ دقت داشته باشید که شما نگرشی به آینده دارید نه فردا، پس بنگرید که آیا انجام آن کار از ضرورت برخوردار است یا نه؟ اگر می‌توانید از خیر آن بگذرید که مشکلی نیست در غیر این صورت به مرحله بعدی می‌رویم.
- مرحله دوم
آنچه باید در این مرحله از خود بپرسید این است که آیا می‌توانم عملی صورت بدهم که کار خود به خود انجام گیرد؟ به عنوان مثال می‌توانیم به درگاه‌های پرداخت سایت‌ها و شبکه‌ها اشاره بکنیم که دیگر نیازی به یک فروشنده حی و حاضر نیست. اگر امکان‌پذیر نیست، باید یک مرحله پایین‌تر برویم.
- مرحله سوم
حال از خود بپرسید که آیا می‌توانم آن را به کسی آموزش بدهم تا برایم انجام بدهد یا نه؟ بسیاری از افراد اذعان دارند که هیچکس نمی‌تواند مثل خودشان از عهده انجام آن کار بربیاید، ولی باید گفت که خودتان هم در ابتدا ماهر و چیره‌دست نبودید و به مرور زمان توانستید به توانایی بالایی دست بیابید. حال اگر دوباره جوابتان منفی است، ما دو گزینه بیشتر نداریم:
- گزینه اول
یا اکنون شما از تمرکز کافی برای انجام آن برخوردار هستید، که در این صورت آن را انجام می‌دهید اما در غیر این صورت؛
- گزینه دوم
عمدا آن را به تاخیر بیندازید. حال به تاخیر انداختن در این روش به این صورت است که آن کار دوباره بالای قیف پرتاب می‌شود تا زمانی که بتوانید آن را حذف بکنید، یا خودکار بکنید و یا آن را به فردی دیگر بسپارید.
حال خود روری ویدن در پایان روش به این مطلب اشاره می‌کند که مگر تاخیر انداختن مضر محسوب نمی‌شود؟
و در جواب می‌گوید فرق کاملا واضحی وجود دارد بین کسی که به تاخیر می‌اندازد چون تنبلی و رخوت بر او غلبه کرده است با کسی که به تاخیر می‌اندازد چون انجام کاری اکنون برایش ضرورت ندارد.
اکنون این شمایید که می‌بایست روش را امتحان بکنید.
